Prowadzenie ewidencji VAT wymaga nie tylko szczególnej dokładności, ale przede wszystkim kompleksowej wiedzy i nieustannego śledzenia zmieniających się przepisów. Przedsiębiorstwa, które popełniają błędy w jej prowadzeniu, narażone są na kary finansowe oraz prawne. W poniższym artykule zwrócimy uwagę na podstawowe nieprawidłowości związane z ewidencją podatku VAT.
Nieterminowe składanie deklaracji lub drobne błędy wykluczające jej ważność
Jednym z najczęstszych błędów przy prowadzeniu ewidencji VAT jest nieterminowe składanie deklaracji. Przedsiębiorcy lub pracownicy działów rachunkowości mylą terminy składania deklaracji VAT (do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni) z deklaracjami ZUS (do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni). Często dochodzi również do pomyłki, jeśli chodzi o okres, za który należy złożyć deklarację – kwartalny lub miesięczny. Zazwyczaj wynika to z dużej ilość obowiązkowych rozliczeń oraz mnogości stale zmieniających się przepisów. Niejednokrotnie brak podpisu podatnika na deklaracji lub inne, drobne błędy formalne, całkowicie wykluczają ważność deklaracji.
Błędy w rozliczaniu firmowych kosztów
Drugim najczęstszym błędem w rozliczaniu zdarzeń księgowych jest mylenie kosztów firmowych, czyli takich, dzięki którym firma funkcjonuje, z kosztami osobistymi i odliczanie od nich podatku VAT. Sytuacje tego rodzaju zdarzają się nagminnie, gdyż przedsiębiorcy lub ich przedstawiciele nie posiadają kompletnej wiedzy na temat tego, jakie koszty można odliczać od przychodów. W rozliczeniach niejednokrotnie pomijane są również zdarzenia nietypowe takie jak zakup paliwa do aut, które są przeznaczone nie tylko na potrzeby firmy, ale również na użytek osobisty.
Złe stawki VAT oraz błędy w ich naliczaniu
Podatnicy często nieświadomie lub celowo zaniżają stawki podatku od towarów i usług. Większość z nich objęta jest stawką podatku w wysokości 23% (np. import towarów wewnątrz kraju, towary własnej produkcji). Pozostałe stawki wynoszą 8% (np. modernizacja, dostawa lub remont obiektów mieszkalnych) oraz 5% (np. zakonserwowane wyroby mięsne i rybne) i 0% (np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów). Przyjęcie złej, w domyśle niższej stawki podatku VAT, powoduje zmniejszenie kosztów. Kolejnym błędem jest nieprawidłowe wyliczenie podatku ze względu na niedokładne zaokrąglanie groszy. W wyniku takich działań może powstać nadwyżka podatku, mimo iż w rzeczywistości występuje jego niedopłata.
Jeżeli kwota podatku została obliczona na podstawie błędnej kwoty lub stawki, należy zastosować korektę z uzasadnieniem i jak najszybciej uregulować należność.
Księgowanie faktur bez NIP-u
Kolejną nieprawidłowością często spotykaną w deklaracjach VAT, jest księgowanie faktur bez NIP-u. Uchybienie tego rodzaju wyklucza odliczenie podatku od towarów i usług, dlatego należy niezwłocznie poprawić błąd, wystawiając notę korygującą lub korektę faktury. Z tego powodu NIP najlepiej przechowywać z pierwszą fakturą.
Niezarejestrowanie dla celów VAT
Zdarza się, że podatnicy podczas rejestracji swojej działalności gospodarczej, zapominają o złożeniu odpowiedniego zgłoszenia na druku VAT-R. W takiej sytuacji nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupów. Przedsiębiorstwo, które nie jest zarejestrowane w czynnym rejestrze VAT, funkcjonuje na zasadach zwolnienia, dlatego musi pilnować określonych limitów w tym zakresie.
Należy zatem zwracać szczególną uwagę na to, czy w naszej firmie prowadzenie ewidencji VAT przebiega w sposób prawidłowy. Jeżeli nie znamy podstaw rachunkowości, brak nam dokładności i nie mamy czasu, by śledzić stale zmieniające się ustawy, najlepiej będzie powierzyć prowadzenie całej księgowości profesjonalnej firmie. Biura świadczące usługi księgowo-rachunkowe w sposób rzetelny zajmą się prowadzeniem ewidencji zdarzeń gospodarczych, przeprowadzą optymalizację podatkową czy sporządzą niezbędne deklaracje i sprawozdania.
Źródło: Biuro Rachunkowe Mac Pit
