Chociaż wydawać by się mogło, że likwidacja biura to nieskomplikowane przedsięwzięcie, w jego ramach należy zadbać o wiele kwestii. Jedną z nich są zalegające dokumenty. Jak się z nimi uporać? Czy można je po prostu wyrzucić? Przedstawiamy aspekty, o których należy pamiętać, aby likwidacja biura przebiegła zgodnie z prawem.
Niszczenie dokumentów firmowych – o czym pamiętać podczas likwidacji biura?
Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności i wielkości firmy biuro to miejsce, w którym zalegają różne dokumenty. Jedne mają mniejsze znaczenie, inne większe. O wszystkie należy jednak odpowiednio zadbać, gdy dochodzi do likwidacji biura. Jak uporać się z dokumentacją? Wiele zależy od tego, jakiego rodzaju dane zawierają poszczególne pisma i akta. Nie wszystkich możesz bowiem ot tak się pozbyć.
Oto najważniejsze wskazówki, dzięki którym zgodnie z prawem poradzisz sobie z dokumentami podczas likwidacji biura.
- Zidentyfikuj te dokumenty, których nie możesz zniszczyć. Nawet jeżeli likwidacja biura jest związana z zakończeniem działalności gospodarczej, nie oznacza to, że możesz zniszczyć wszystkie pisma, które zalegają w szafkach. Na przykład akta osobowe i dokumenty pracownicze osób zatrudnionych po 01.01.2019 r. musisz przechowywać przez 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał), a kopie faktur – przez 5 lat, nawet jeśli przed upływem tego terminu podejmiesz decyzję o zaprzestaniu prowadzenia biznesu. Mając to na uwadze, w pierwszej kolejności musisz przejrzeć wszystkie dokumenty i zidentyfikować te, które trzeba zachować. Jeżeli nie chcesz bądź nie możesz poddać ich cyfryzacji, zadbaj o to, aby były przechowywane w bezpiecznym, suchym i chronionym miejscu, do którego osoby niepowołane nie będą mieć dostępu.
- Przydziel dokumenty do zniszczenia do odpowiednich klas ochrony. Każdy dokument przeznaczony do niszczenia należy zakwalifikować do jednej z trzech klas ochrony. To, w której konkretnie kategorii powinno znaleźć się dane pismo, zależy od poziomu tajności zawartych w nim informacji. I tak:
- klasa ochrony I – obejmuje dokumenty firmowe zawierające dane dostępne do wglądu dla szerszego grona odbiorców, których wyciek nie zagrozi bezpieczeństwu organizacji. Mowa tutaj m.in. o reklamach, korespondencji bez danych osobowych i poufnych, notatkach prywatnych czy też dokumentach ogólnodostępnych,
- klasa ochrony II – obejmuje dokumenty firmowe, które zawierają informacje przeznaczone dla wąskiego grona odbiorców. Ich ujawnienie mogłoby wywołać negatywne skutki dla firmy lub wiązać się z odpowiedzialnością prawną. Mowa tutaj m.in. o dokumentach z danymi osobowymi, korespondencji ofertowej czy też notatkach służbowych,
- klasa ochrony III – obejmuje dokumenty zawierające dane tajne i ściśle tajne. Ich ujawnienie mogłoby naruszać tajemnicę handlową i mieć ogromne negatywne konsekwencje dla firmy. Mowa tutaj m.in. o dokumentach zarządu czy też raportach finansowych.
3. W odpowiedni sposób zniszcz dokumenty, których już nie potrzebujesz. Po zakwalifikowaniu dokumentów do odpowiedniej kategorii możesz przystąpić do ich zniszczenia. Żeby przeprowadzić to zgodnie z prawem, musisz posłużyć się odpowiednimi niszczarkami. Należy je dobrać w taki sposób, aby klasa ochrony (DIN 66399), którą zapewnia sprzęt, była dopasowana do poziomu tajności danych. Im jest ona wyższa (P-1, P-2, P-3, P-4, P-5, P-6, P-7), tym mniejsze ścinki wytwarza urządzenie, co przekłada się na mniejsze ryzyko odczytania informacji.
Jeżeli nie chcesz na własną rękę pozbywać się akt, pism czy też korespondencji firmowej, zadanie to możesz zlecić wyspecjalizowanym firmom świadczącym usługi niszczenia dokumentów. Zadbają oni o to, aby cała procedura była bezpieczna i zgodna z prawem. Dzięki temu zyskasz pewność, że żadne dane osobowe, poufne czy też tajne nie trafią w niepowołane ręce.
Jedną z kwestii, o które należy zadbać podczas likwidacji biura, jest to, aby zalegająca w nich dokumentacja została odpowiednio zniszczona. Żeby wszystko odbyło się zgodnie z prawem, musisz dopasować sposób utylizacji akt i pism do klasy ich tajności zawartych w nich. Inaczej mogą one trafić w niepowołane ręce i zostać wykorzystana w procederze przestępczym.
