Efektywność działu HR jest zagadnieniem często bagatelizowanym. Tymczasem dobre zarządzanie opiera się przede wszystkim na prawidłowo zagospodarowanych zasobach pracowniczych. W tym miejscu pojawia się pytanie, jak usprawniać działanie HR, czyli jak oceniać i doskonalić coś, co z pozoru jest niemierzalne. Okazuje się, że funkcjonowanie działu kadr dostarcza więcej twardych danych, niż wydaje się na pierwszy rzut oka, a na rynku dostępne są wygodne narzędzia, które pozwalają na efektywne wykorzystanie zgromadzonych danych.
Kluczowe wskaźniki efektywności – KPI
KPI (Key Performance Indicators) to finansowe i pozafinansowe wskaźniki, które służą do pomiaru stopnia realizacji celów firmy. Profesjonalne organizacje stosują je również do pomiaru funkcjonowania działów HR. Wskaźników związanych z działalnością kadrową może być bardzo wiele i powinny być dobrane pod kątem przydatności dla konkretnej firmy. Dotyczyć mogą one różnych aspektów – od liczby pracowników przez procentowy wskaźnik rezygnacji ze stanowiska po skalę awansów wewnętrznych. Wszystkie te wskaźniki dostarczają nieco innych informacji o pracownikach, ale – co najważniejsze – każdy wskaźnik można zmierzyć i przedstawić za pomocą liczb. To z kolei pozwala na przeprowadzenie analizy, dzięki czemu KPI jest niezwykle przydatnym narzędziem wspierającym osiąganie przez firmę celów finansowych i operacyjnych. Zastosowanie tych wskaźników pomaga też w budowaniu kultury organizacyjnej oraz stanowi źródło obiektywnych informacji o kosztach i jakości pracy w firmie. Ponadto stanowi skuteczne narzędzie kontroli menadżerskiej, pomaga podejmować decyzje i nadawać priorytety.
Przykładowe wskaźniki efektywności
FTE (Full Time Equivalent) odnosi się do stopnia zaangażowania pracownika. W praktyce FTE dla jednego pracownika włączonego w dany projekt w ramach pełnej dyspozycyjności wynosi 1.0. Interpretując wskaźnik FTE dla całej firmy bądź jej konkretnego działu, można określić pożądaną liczbę zatrudnionych pracowników potrzebnych do realizacji określonych zadań w danym czasie i w ramach opracowanego budżetu. Dodatkowo wskaźnik FTE można zestawiać do przychodów, zysków czy nawet powierzchni biurowej. Można również porównywać ten wskaźnik pomiędzy firmami i działami, które posiadają różny system zatrudnienia. Aby obliczyć miesięczny wskaźnik FTE dla całej grupy pracowników dzielimy ilość wypracowanych przez wszystkich godzin przez wymiar czasu pracy.
Wskaźnik absencji dotyczy każdorazowego niestawienia się lub wyjścia z pracy w czasie, kiedy pracownik powinien być na stanowisku. Nie liczymy do tego urlopów, delegacji i wyjść służbowych, natomiast uwzględniamy urlop chorobowy, nieusprawiedliwione niestawienie się, nieobecność spowodowaną przestojem w pracy oraz urlopy bezpłatne. Monitorowanie absencji jest niezwykle ważne ze względu na koszty niezaplanowanych nieobecności. Określenie wskaźnika absencji pozwala na określenie ich skali, struktury, przyczyny i trendów, a co za tym idzie na podjęcie odpowiednich działań. Wskaźnik ten najczęściej podaje się w formie procentowej.
Jak ułatwić sobie analizę wskaźników efektywności HR
Aby skutecznie wykorzystać KPI należy postępować metodycznie. Na wstępie trzeba ustalić strategię, konkretne potrzeby i kluczowe problemy działu HR. Potem należy wybrać odpowiednie wskaźniki oraz dla każdego z nich ustanowić cele. Dane trzeba zbierać systematycznie, aby na ich podstawie określić realizację naszych celów, wyciągnąć wnioski i zaplanować działania usprawniające działanie HR. Cały ten proces wymaga zgromadzenia i przeanalizowania dużej ilości informacji. Istnieje jednak wiele narzędzi, które ułatwiają to zadanie. Przy wdrażaniu KPI w firmie najlepiej skorzystać z gotowych aplikacji i systemów informatycznych. Przykładem takiego rozwiązania jest FlexiReporting, który ułatwia zbieranie i analizę informacji oraz posiada narzędzia do opracowywania na ich podstawie raportów. Zaletą tego typu programów jest też możliwość integracji systemu danych HR z systemami innych działów, na przykład księgowo-finansowego. Dzięki takim rozwiązaniom nie tylko wdrożymy kluczowe wskaźniki efektywności, ale będziemy w stanie w pełni wykorzystać ich potencjał.
