Jak poradzić sobie z dokumentami podczas przeprowadzki firmy?

0
117

Nic tak bardzo nie cieszy, jak dynaminczy rozwój przedsiębiorstwa. Sukces często prowadzi do rozrostu firmy, a to wymaga z kolei przenosin siedziby na inne, większe miejsce. Tymczasem przeprowadzka może nastręczać sporo trudności. Oprócz oczywistych utrudnień takich jak transport sprzętu czy mebli należy również liczyć się z tym, że część zgromadzonych w firmie dokumentów należy wziąć ze sobą. Co jednak z aktami, które nie są już potrzebne i najlepiej byłoby się ich pozbyć? Rozwiązaniem tego problemu mogą być pakowne i wygodne pojemniki na dokumenty, w których bezpiecznie zgromadzisz wszystkie papiery przeznaczone do zniszczenia. 

Czym są pojemniki na dokumenty?

Pojemniki na dokumenty to kontenery zaprojektowane w taki sposób, aby możliwe było bezpieczne przechowywanie w nich akt przeznaczonych do zniszczenia. Zazwyczaj są wykonane z nowoczesnych tworzyw odpornych na działanie wody, kwasów, alkoholi, benzyny itd. Na pokrywie pojemników na dokumenty znajduje się specjalny wlot papieru, przez który wkłada się zbędne papiery. Są one dodatkowo zabezpieczone zamkiem blokującym pokrywę. Dzięki temu dokumenty w nich umieszczone są odpowiednio zabezpieczone – niemożliwe jest wyjęcie, a nawet zobaczenie akt przez osoby trzecie. Znacząco ułatwia to przechowywanie akt zawierających dane osobowe (RODO!) czy też newralgiczne bądź wrażliwe dane firmy. Niewątpliwym plusem pojemników na dokumenty są zamontowane kółka – można je przesuwać z miejsca na miejsce, co w przypadku przeprowadzki jest znakomitą opcją. Wystarczy przenieść kontener w potrzebne miejsce, żeby szybko wrzucić wszystkie papiery. W pojemniku tego typu zmieszczą się 53 segregatory z kartkami czy zawartość 70 segregatorów – średnio 3,5 m papieru. 

Gdzie znaleźć pojemniki?

Tego typu rozwiązanie oferują najlepsze firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Po znalezieniu odpowiedniego przedsiębiorstwa (zwróć uwagę na doświadczenie w branży i rzetelne podejście do tematu!) wystarczy, że wykonasz telefon albo napiszesz maila do przedstawiciela. Po uzgodnieniu odpowiedniego terminu pracownicy firmy niszczącej dokumenty przywiozą do Ciebie potrzebną liczbę kontenerów. 

Co dalej z Twoimi dokumentami?

Po tym jak już zapełnisz pojemniki zbędnymi papierami przedstawiciele firmy niszczącej dokumenty przyjadą po nie, załadują do monitorowanych pojazdów i przewiozą do niszczarni, gdzie pod okiem kamer dokonają procesu utylizacji. Warto pamiętać, żeby wybrać taką firmę, która zapewni Twoim dokumentom maksimum bezpieczeństwa – nie chcesz chyba, aby Twoje akta ujrzały światło dzienne? Dlatego zwróć uwagę na to, czy firma outsourcingowa, którą wynajmujesz, wystawia odpowiednie dokumenty po procesie utylizacji oraz czy monitoruje pojazdy oraz niszczarnię. Ważna jest również ekologia działań. Najlepsi specjaliści współpracują z papierniami, które zniszczonym dokumentom, z których nie można już odzyskać danych, dają drugie życie jako papier.

Alternatywy pojemników na dokumenty

Choć pojemniki na dokumenty wydają się najlepszym rozwiązaniem, jeśli chodzi o gromadzenie dużej ilości akt przeznaczonych do zniszczenia przy przeprowadzce, nie jest to jedyne rozwiązanie. Zawsze możesz pokusić się o usługę mobilnego niszczenia dokumentów, a także zaopatrzyć pracowników w niszczarki biurowe i poprosić  o samodzielne zutylizowanie zbędnej dokumentacji. Według nas jednak to pojemniki na dokumenty sprawdzą się idealnie w takiej sytuacji – to proste, efektywne i wygodne rozwiązanie!

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów